REVISTA COLINCING | ISSN: 3103-1498
Vol. 1 Nº 1, enero-junio 2025, pp. e2
DOI: https://doi.org/10.61347/rcem.v1i1.e2
1 | https://estudios.colincing.org/
Transformación digital en la gestión de citas médicas en atención
primaria: un estudio de caso
Digitalizing medical appointments in primary care: a case study
Francisco Javier Intriago Usca
I*
fjintriago1@utpl.edu.ec
https://orcid.org/0000-0003-4685-3909
Correspondencia: fjintriago1@utpl.edu.ec
Artículo de Investigación
Recibido: 11 de noviembre del 2024 Aceptado: 20 de diciembre del 2024 Publicado: 2 de enero del 2025
I. Ingeniero en Tecnologías de la Información y Comunicación. Maestrante, Universidad Técnica
Particular de Loja. Loja, Ecuador.
Cómo citar este artículo:
Intriago, F. (2025). Transformación digital en la gestión de citas médicas en atención primaria: un estudio de caso. Revista
Colincing de Estudios Multidisciplinarios, 1(1), e2. https://doi.org/10.61347/rcem.v1i1.e2
Copyright:
Derechos de autor 2025 Francisco Javier Intriago Usca.
Esta obra está bajo una licencia internacional Creative Commons Atribución-NoComercial 4.0 (CC BY-NC 4.0)
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2 | Francisco Javier Intriago Usca
Resumen: El creciente interés por optimizar los procesos de programación de citas en atención
primaria ha impulsado la adopción de sistemas digitales que buscan mejorar la gestión de flujos
junto con la experiencia de usuarios y profesionales. Este estudio tuvo como objetivo analizar
el impacto de la transformación digital en el agendamiento de citas médicas en un centro de
atención primaria. Para ello, se empleó un enfoque mixto que combinó el análisis cuantitativo
de los registros de agendamiento de los últimos 30 días con un análisis cualitativo basado en
los resultados de una encuesta aplicada a 19 profesionales mediante un cuestionario en escala
Likert, cuya consistencia interna fue evaluada mediante el coeficiente alfa de Cronbach. Los
resultados indican que el sistema cubrió tres áreas clave: consulta externa, apoyo terapéutico y
procesos de apoyo. Se alcanzaron altos niveles de usabilidad e interfaz, así como niveles
aceptables de eficiencia percibida y confiabilidad. Además, la totalidad de los encuestados
recomendaría la aplicación para una implementación en contextos similares. Sin embargo, se
observaron variaciones significativas en el tiempo de espera percibido entre especialidades, lo
que sugiere oportunidades de mejora. En conclusión, el sistema centraliza de manera eficiente
la gestión operativa y cuenta con una alta aceptación por parte del personal, lo que favorece la
optimización de los procesos de atención en el centro de salud.
Palabras clave: Agendamiento digital, atención primaria, digitalización de la salud, eficiencia
operativa, experiencia de usuario.
Abstract: The growing interest in optimizing appointment scheduling processes in primary
care has driven the adoption of digital systems that seek to improve flow management along
with the experience of users and professionals. This study aimed to analyze the impact of digital
transformation on the scheduling of medical appointments in a primary care center. To this
end, a mixed case design was used that combined the quantitative analysis of the scheduling
records of the last 30 days with a qualitative analysis based on the results of a survey applied
to 19 professionals using a Likert scale questionnaire, whose internal consistency was
evaluated using Cronbach's alpha coefficient. The results indicate that the system covered three
key areas: outpatient consultation, therapeutic support and support processes. High levels of
usability and interface were achieved, as well as acceptable levels of perceived efficiency and
reliability. In addition, all respondents would recommend the application for implementation
in similar contexts. However, significant variations in perceived wait time were observed
between specialties, suggesting opportunities for improvement. In conclusion, the system
efficiently centralizes operational management and has a high acceptance by the staff, which
favors the optimization of care processes in the health center.
Keywords: Digital scheduling, primary care, health digitalization, operational efficiency, user
experience.
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Introducción
La digitalización de los procesos en el ámbito de la salud ha adquirido una relevancia creciente en las
últimas décadas, impulsando mejoras significativas en la gestión y prestación de servicios médicos. En
particular, la transformación digital del agendamiento de citas médicas se presenta como una innovación
clave para optimizar la atención primaria, facilitando el acceso oportuno a los servicios y mejorando la
experiencia tanto de pacientes como de profesionales de la salud (Woodcock, 2022).
La transformación digital puede entenderse como aquel proceso que busca mejorar una entidad
mediante cambios significativos en las propiedades a través de combinaciones de tecnologías de
información, computación, comunicación y conectividad (Charalambous, 2024). En la atención
primaria, esta innovación surge como una oportunidad para fortalecer y transformar los modelos de
atención, empoderando a los usuarios dentro de un modelo renovado de atención primaria de salud. El
aprovechamiento de la tecnología puede apoyar la prestación de servicios de atención de la salud
accesibles, eficientes y equitativos para todos (Barbosa da Silva et al., 2024; Erku et al., 2023).
Diversos estudios han explorado los factores que influyen en la adopción y efectividad de sistemas
digitales para la gestión de citas médicas. Woodcock (2022) realizó una revisión sistemática que
identificó barreras y facilitadores en la implementación de la autogestión automatizada de citas en
organizaciones de salud. A pesar del creciente interés y las ventajas documentadas, la adopción en la
práctica clínica sigue siendo limitada debido a factores como la resistencia de pacientes y
organizaciones, costos, políticas regulatorias y percepciones tanto de usuarios como de proveedores.
Por otra parte, Quintanilha et al. (2020) analizaron las percepciones y experiencias de padres,
personal administrativo y profesionales clínicos sobre la programación de citas en clínicas ambulatorias
pediátricas. El estudio cualitativo identificó tres áreas de mejora: intrapersonal, relacionada con la falta
de capacitación y habilidades del personal; interpersonal, referida a problemas de comunicación entre
padres, administrativos y médicos; e institucional, vinculada a procedimientos y estructuras
inconsistentes entre clínicas. Los autores destacaron la necesidad de implementar intervenciones
experimentales que permitan evaluar si las mejoras propuestas pueden optimizar la estructura y el
funcionamiento de la programación de citas en este tipo de servicios.
Betancor et al. (2024) evaluaron el impacto de la programación de citas en línea (OAS) y de aquellas
gestionadas por el personal a través de teléfono, correo electrónico o de manera presencial. El sistema
de programación de citas en línea (OAS) mejoró la eficiencia en la gestión de la agenda al cubrir
rápidamente las vacantes y reducir de forma significativa la tasa de inasistencias en la práctica
oftalmológica.
A pesar de estos avances, la implementación de sistemas digitales en entornos médicos enfrenta
desafíos importantes. Es fundamental comprender cómo estas plataformas influyen en la eficiencia
operativa de los centros de atención primaria y valorar la experiencia de los usuarios para optimizar el
diseño y maximizar el impacto.
Por ello, el presente estudio tiene como objetivo analizar el impacto de la transformación digital en
el agendamiento de citas médicas en un centro de atención primaria. Se plantean las siguientes preguntas
de investigación: (1) ¿Cómo influye el sistema digital de agendamiento en la eficiencia operativa del
centro?, (2) ¿Cuál es el nivel de aceptación y satisfacción de los profesionales de la salud tras el uso de
agendamiento de citas?, y (3) ¿Cuál es la percepción general de los profesionales acerca del sistema de
agendamiento de citas?
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Este enfoque integral busca aportar evidencia sobre los beneficios y retos asociados a la
digitalización del agendamiento en atención primaria, contribuyendo al diseño de estrategias que
potencien la eficiencia operativa y la satisfacción de los usuarios.
Metodología
El presente estudio adopta un enfoque mixto con diseño descriptivo y exploratorio, orientado a
integrar datos cuantitativos y cualitativos para analizar el funcionamiento y la percepción de una
plataforma web de agendamiento digital, desarrollada como proyecto de titulación por Buñay e
Intriago (2024).
Se combinaron registros operativos del sistema con la opinión de los profesionales que lo utilizan,
permitiendo contrastar datos objetivos con valoraciones subjetivas. La población estuvo conformada
por 19 profesionales de un centro de atención primaria, entre ellos médicos generales, especialistas,
odontólogos, enfermeros, obstetras, terapistas físicos y rehabilitadores. Dado el número reducido pero
representativo, se aplicó un muestreo censal.
La recolección de datos se realizó en dos fases. Primero, se extrajeron del sistema los registros
correspondientes a los 30 días previos a la consulta, incluyendo información sobre horarios,
cancelaciones, inasistencias, área médica, tipo de cita y medio de agendamiento. Luego, se aplicó una
encuesta estructurada, distribuida a través de Google Forms, con ítems en escala Likert de cinco
puntos y preguntas abiertas orientadas a recoger sugerencias.
El cuestionario se diseñó con base en principios de aceptación tecnológica y experiencia de
usuario, apoyado en marcos conceptuales reconocidos (Davis, 1989; Venkatesh et al., 2003) y
adaptado a partir de instrumentos validados en contextos similares (Cabrera et al., 2023; García-Peña
et al., 2022).
Los datos operativos fueron procesados en Microsoft Excel, mediante cálculos de frecuencias,
porcentajes, tasas de cumplimiento, tiempos promedio de espera y consulta, y análisis por tipo de cita
y canal de agendamiento. Los resultados de la encuesta se analizaron con estadísticos descriptivos
(moda, mediana, rango intercuartílico, valores mínimo y máximo), y se evaluó la confiabilidad del
instrumento mediante el coeficiente alfa de Cronbach. Las respuestas abiertas se examinaron
cualitativamente para identificar oportunidades de mejora. Para el análisis estadístico se utilizó el
software R (versión 4.4).
Resultados
Influencia del sistema digital de agendamiento de citas en la eficiencia operativa del centro
Para entender cómo el sistema digital de agendamiento se integra en la operación cotidiana del centro,
conviene describir la cobertura organizativa y el flujo de trabajo que soporta. En términos de cobertura,
el módulo de citas abarca tres grandes áreas de servicio: Consulta externa, que contiene seis
especialidades con 18 consultorios operativos; Apoyo terapéutico, con un único departamento de
Rehabilitación dotado de cinco consultorios; y Procesos de Apoyo, que agrupa servicios de Rayos X,
Laboratorio y Ecografía, sin consultorios físicos aún establecidos (ver tabla 1).
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Tabla 1
Distribución de áreas, especialidades y consultorios adscritos al sistema
Área Especialidades Estaciones de trabajo
Consulta externa
Odontología 4
Medicina familiar y comunitaria 2
Nutrición 1
Obstetricia 2
Psicología, 8
Medicina general 1
Calificación de discapacidades No definido
Apoyo terapéutico Rehabilitación 5
Procesos de apoyo Rayos X, Laboratorio, Ecografía No definido
El procedimiento de atención de citas fue diseñado para centralizar todas las gestiones a través de
los agendadores. Como se ilustra en la figura 1, si un paciente solicita atención médica, el agendador
verifica inicialmente si el paciente ya se encuentra registrado en el sistema. De ser así, se procede
directamente al agendamiento; de lo contrario, se registra la ficha del paciente y posteriormente se
agenda la cita. A continuación, se consulta la disponibilidad horaria de la especialidad solicitada y
ofrece al paciente las franjas disponibles. Una vez seleccionada la fecha y hora, la cita se confirma en
el sistema. Finalmente, el profesional correspondiente recibe una notificación automática con los
detalles de la nueva cita. Este procedimiento puede ser omitido en situaciones de atención urgente.
Figura 1
Proceso de agendamiento de citas médicas
Esta centralización de las operaciones aporta diversas ventajas clave para la eficiencia del centro.
En primer lugar, asegura una distribución más equitativa de la carga asistencial entre los consultorios y
profesionales, evitando cuellos de botella en especialidades con alta demanda. En segundo lugar, facilita
la gestión integrada de solicitudes tanto presenciales como no presenciales desde un único punto, lo que
reduce la variabilidad de protocolos y minimiza errores asociados a la duplicidad de citas.
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En este contexto, la tabla 2 muestra que, durante el periodo analizado, el sistema digital registró un
total de 1,613 agendamientos, de los cuales el 87 % correspondieron a asistencias efectivas y el 13 % a
inasistencias. Además, el 96 % de las gestiones se mantuvo en estado “hábil” (ni canceladas ni
reagendadas), mientras que únicamente un 2 % fueron cancelaciones y otro 2 % reagendamientos. Por
último, el 91 % de los agendamientos se realide forma presencial y el 9 % restante a través del centro
telefónico de atención, lo que indica que, a pesar de contar con opciones remotas, la modalidad
tradicional continúa siendo predominante en este centro de atención primaria.
Tabla 2
Indicadores de registro de citas
Descripción Nro. de citas Representatividad
Registro de asistencias e inasistencias
Registradas 1613 100%
Asistencias 1401 87%
Inasistencias 212 13%
Citas canceladas y reagendadas
Hábiles 1552 96%
Canceladas 30 2%
Reagendadas 31 2%
Medio de agendamiento
Presencial 1466 91%
Centro De Atención Telefónica 147 9%
Tipo de cita médica
Consulta 1610 99.8%
Interconsultas 2 0.1%
Demanda no agendada 1 0.1%
La tabla 3 muestra que el tiempo promedio de consulta se sitúa en 30 minutos, en línea con los
estándares de atención primaria, y que el tiempo medio de espera del paciente asciende a 80 minutos.
Si bien la duración de la consulta es adecuada para desarrollar la atención clínica, el intervalo de espera
refleja un área de oportunidad para optimizar la programación y reducir los tiempos de inactividad, pues
un lapso de más de una hora puede generar insatisfacción y cuellos de botella en el flujo de pacientes.
Tabla 3
Indicadores de tiempo medio de atención
Métrica Tiempo en minutos
Tiempo promedio por consulta 30
Tiempo promedio de espera del paciente 80
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La figura 2 presenta el tiempo promedio de espera desagregado por especialidad, evidenciando
variaciones significativas. Psicología registra el mayor retraso, con 111 minutos, seguida por Nutrición
(87 minutos), Obstetricia (84 minutos) y Medicina Familiar y Comunitaria (83 minutos). En contraste,
Rehabilitación muestra un tiempo de espera considerablemente menor, con un promedio de 34 minutos.
Estos resultados sugieren que, aunque el sistema garantiza una asignación equitativa de citas, algunas
áreas con alta demanda podrían beneficiarse de ajustes en la distribución de franjas horarias o de la
implementación de procedimientos específicos de priorización, con el fin de homogenizar los tiempos
de atención y optimizar la eficiencia operativa general.
Figura 2
Tiempo promedio de espera por especialidad
Nivel de aceptación y satisfacción de los profesionales de la salud tras el uso de agendamiento de citas
En cuanto a la caracterización descriptiva de las dimensiones de aceptación y satisfacción resumida en
la tabla 4, se observa que las valoraciones globales tienden hacia la máxima puntuación de la escala
Likert. Se destaca la facilidad de uso y la experiencia de usuario, que alcanzan una mediana y moda de
5, con un RIQ de 1.
Tabla 4
Nivel de aceptación y experiencia de usuario
Dimensión Moda Mediana RIQ Min Max
Experiencia General 4 4 0.5 3 5
Facilidad de Uso 5 5 1 3.5 5
Eficiencia Percibida 4 4.5 1 3 5
Interfaz de Usuario 5 5 1 4 5
Confiabilidad 5 4.5 1 3.5 5
En relación con la consistencia interna de cada dimensión (ver tabla 5), el coeficiente alfa de
Cronbach revela un alto grado de fiabilidad en la mayoría de los constructos evaluados. Las dimensiones
de experiencia general ( = 0,90) e interfaz de usuario ( = 1,00) alcanzan niveles considerados
como “excelente”, lo que confirma que los ítems incluidos en estas escalas miden de manera coherente
el mismo constructo. Por otra parte, la facilidad de uso ( = 0,80) y la eficiencia percibida ( =
0,70) presentan niveles de fiabilidad “bueno” y “aceptable”, respectivamente, respaldando su validez
interna para el análisis.
111
84
83
87
73
85
34
0 20 40 60 80 100 120
Psicología
Obstetricia
Medicina familiar y comunitaria
Nutrición
Medicina general
Odontología
Rehabilitación
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La única dimensión que presenta un coeficiente alfa de Cronbach inferior es la de confiabilidad, con
un valor de 0,60, calificado como “cuestionable”. Esto sugiere que los ítems evaluados en esta escala
pueden no ser completamente homogéneos, por lo que los resultados deben interpretarse con cautela.
Tabla 5
Alfa de Cronbach en cada dimensión analizada
Dimensión Alfa de Cronbach Interpretación
Experiencia General 0.9 Excelente
Facilidad de Uso 0.8 Bueno
Eficiencia Percibida 0.7 Aceptable
Interfaz de Usuario 1 Excelente
Confiabilidad 0.6 Cuestionable
Percepción general de los profesionales ante el agendamiento de citas
En relación con la disposición de los profesionales de la salud a recomendar el sistema de agendamiento
en contextos similares, se observa una valoración muy favorable: el 63,2 % de los encuestados respondió
“definitivamente sí” y el 36,8 % restante indicó “probablemente sí” (ver figura 3a). Estos resultados
reflejan un apoyo casi unánime a la replicación de la aplicación en entornos afines, evidenciando tanto la
percepción de utilidad del sistema como la confianza en los beneficios operativos y organizativos.
Por otro lado, la calificación global de la iniciativa, orientada a mejorar la calidad de atención y la
eficiencia en la gestión de citas médicas, también obtuvo una valoración muy alta: el 52,6 % de los
participantes otorgó la puntuación máxima de 5, mientras que el 47,4 % restante asignó el valor de 4 (ver
figura 3b).
Figura 3
Percepción general del sistema
(a) Probabilidad de recomendación
(b) Calificación obtenida por el sistema
En los comentarios abiertos, aunque algunos usuarios no realizaron observaciones adicionales, se
identificaron aportes relevantes relacionados con la mejora del acceso a la atención, la necesidad de
capacitación inicial y sugerencias para optimizar aún más el sistema. Por ejemplo, un profesional señaló
que “sería útil contar con una función de recordatorio automático para los pacientes”, mientras que otro
destacó que “una segunda versión podría incluir otras opciones de agendamiento y el manejo de
calendarios para la selección de citas múltiples de un mismo paciente en diferentes días”.
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Discusión
En esta investigación se evaluó el impacto del sistema digital de agendamiento de citas médicas
implementado en un centro de atención primaria, considerando el efecto en la eficiencia operativa, el
nivel de aceptación del personal de salud y la percepción general tras su uso. Los resultados
evidenciaron una alta tasa de asistencia y bajas proporciones de inasistencias, cancelaciones y
reagendamientos, lo que refleja la robustez y confiabilidad del sistema en la asignación de citas.
No obstante, el análisis del tiempo promedio de espera y la variabilidad entre especialidades
identificó áreas con oportunidades claras de mejora operativa. Las evaluaciones descriptivas mostraron
altas puntuaciones en usabilidad e interfaz, respaldadas por indicadores estadísticos sólidos, lo que
confirma la buena aceptación del sistema por parte del personal.
Estos hallazgos sugieren que el sistema ha consolidado un proceso operativo eficiente, centralizado
y bien recibido, aunque persisten desafíos relacionados con la optimización de los tiempos de espera.
La incorporación de una capa adicional de programación inteligente o ajustes específicos en los horarios
de atención por especialidad podrían contribuir a reducir las esperas prolongadas y mejorar la
experiencia del paciente.
Los resultados obtenidos coinciden con lo señalado en la literatura reciente. Un análisis retrospectivo
en el ámbito de la oftalmología evidenció que la implementación de sistemas de programación de citas
en línea optimizó la gestión de la agenda y redujo de forma significativa las inasistencias (Betancor et
al., 2024). De manera similar, Niu et al. (2023) evidenciaron que los sistemas electrónicos de
agendamiento incrementan la productividad institucional y disminuyen las faltas de asistencia,
destacando la relevancia de estrategias de recordatorio
En entornos de atención primaria, investigaciones previas han señalado que, aunque la adopción
inicial puede ser baja, los pacientes valoran la conveniencia y flexibilidad del agendamiento digital,
aunque se identifican desigualdades relacionadas con la edad y el nivel socioeconómico (Carini et al.,
2021; Ganguli et al., 2020). Además, la adopción integral de sistemas electrónicos mejora el acceso y
la utilización de servicios, aunque requiere una adaptación institucional adecuada (Atherton et al., 2024;
Paré et al., 2021).
La eficiencia operativa en centros de salud de distintos niveles se ve claramente beneficiada con la
digitalización. Los sistemas de auto-agendamiento digital reducen significativamente las tasas de
inasistencias (Turner et al., 2021; Zheng et al., 2024), lo que se traduce en una mejora notable de la
eficiencia operativa en comparación con métodos tradicionales. La mejora en la accesibilidad y la
reducción de la carga administrativa contribuyen a un aumento en la productividad (Manarte, 2024),
siempre y cuando se garantice el soporte financiero y técnico adecuado. Asimismo, la centralización en
la gestión de citas permite evitar la duplicidad y las citas vacías, optimizando la utilización de los
recursos disponibles (Mahfouz et al., 2023)
Conclusiones
La implementación del sistema digital de agendamiento ha fortalecido significativamente la eficiencia
operativa del centro, al centralizar la gestión de citas en un único rol de agendador y organizar de manera
ordenada las áreas de Consulta Externa, Apoyo Terapéutico y Procesos de Apoyo. La mayoría de las
citas agendadas se concretaron en asistencias efectivas, con un bajo índice de cancelaciones y
reagendamientos. El tiempo promedio de consulta se mantiene acorde con los estándares de atención
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primaria, mientras que el análisis del tiempo de espera general y las variaciones por especialidad revela
oportunidades claras para optimizar la asignación de franjas horarias y mejorar la programación diaria.
En este contexto, los profesionales de salud muestran un alto nivel de aceptación y satisfacción con
el sistema de agendamiento. Las dimensiones relacionadas con la experiencia del usuario y la interfaz
alcanzaron niveles de confiabilidad estadística excelentes, con valoraciones positivas en la escala
Likert. La facilidad de uso y la eficiencia percibida se sitúan en rangos favorables, reflejando
percepciones positivas sobre la usabilidad y el desempeño de la aplicación. Solo la dimensión de
confiabilidad presentó indicadores que sugieren la necesidad de refinar algunos ítems en futuras
evaluaciones, sin comprometer la solidez global de los resultados.
La percepción general del sistema es altamente favorable. La mayoría de los encuestados
recomendaría la aplicación para su adopción en contextos similares, y la calificación global de la
iniciativa refleja un alto grado de satisfacción. Estos resultados cuantitativos, complementados con
comentarios específicos en las respuestas abiertas, evidencian no solo la confianza en los beneficios
operativos del sistema, sino también un conjunto de propuestas prácticas que pueden guiar la mejora
continua.
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Declaraciones éticas
Conflicto de interés
El autor declara que no existe ningún tipo de conflicto de interés relacionado con la presente
investigación.
Fuente de financiamiento
La investigación fue financiada en su totalidad por el propio autor.
Contribución de autoría
Francisco Javier Intriago Usca: Conceptualización, metodología, software, validación, análisis formal,
investigación, gestión de datos, visualización, redacción - preparación del borrador original, redacción
- revisión y edición, financiamiento, administración del proyecto, recursos, supervisión.
El autor intervino de manera activa en el análisis de los resultados, así como en la revisión crítica y la
aprobación de la versión final del manuscrito para su publicación.